Sunday, July 22, 2007

Brand Image Universitas Wijayakusuma: Apa yang mesti kita lakukan?
Oleh : Faradillah Rifqi, AMd., S.H. *)

Toyota Kijang, mungkin itulah yang pertama kali muncul dalam benak orang ketika hendak membeli sebuah mobil baru maupun 2nd-Hand. Apa kehebatan merek tersebut dibanding dengan merek lain juga jenis mobil yang sama? Bahkan mungkin harganya jauh lebih murah. Orang membeli Toyota Kijang karena kekuatan "Brand Image" merek tersebut. Toyota Kijang memberikan banyak jaminan kepada para pembelinya: Jaminan Keamanan, Kenyamanan, Kemudahan Spare Parts, dan Jaminan Harga Jual yang Stabil Tinggi. Kekuatan lainnya dan yang lebih penting dari semua itu adalah bahwa Toyota Kijang telah mampu memenuhi "tuntutan emosional" para konsumen sebagai kendaraan keluarga yang mampu meningkatkan harga diri dan status sosial. Hal yang sama dapat dicontohkan pada Brand Image produk minuman ringan Coca-Cola. Icon minuman ini telah mampu memberikan keyakinan dan jaminan kepada masyarakat dunia tentang gaya hidup modern. Masih banyak produk yang mampu memenuhi tuntutan emosional konsumen luas seperti produk-produk Handphone, Parfum, Makanan, maupun Elektronik.

Apa relevansi dari contoh-contoh tersebut pada Universitas Wijayakusuma Purwokerto? Saya bukan hendak menyamakan Universitas Wijayakusuma (selanjutnya saya singkat Unwiku) dengan Toyota, Coca-Cola atau produk lain, tetapi saya hanya ingin memberikan beberapa hal yang bisa dipetik dari pengalaman produk-produk tersebut untuk bisa eksis dan memenuhi tuntutan emosional masyarakat luas. Kita bisa berdebat panjang lebar tentang sangat berbedanya "produk" Toyota ataupun Coca-Cola dengan produk Unwiku dan oleh karena itu tidak relevan menyamakan Unwiku dengan produk-produk tersebut. Saya tetap terbuka dengan pemikiran kritis yang lain. Saya hanya mendiskusikan topik ini melalui beberapa point penting pengelolaan Brand Image dan Image Building yang menurut saya bisa diadopsi untuk pengembangan Unwiku ke depan. Point-point tersebut diantaranya Brand Image, Image Building, dan Future Development Focus and Target.

1. Brand ImageBrand Image menjelaskan tentang image yang melekat pada sesuatu, apakah positif maupun negatif. Brand Image positif bisa muncul jika publik percaya (trust) dan selanjutnya yakin bahwa suatu produk bisa memenuhi tuntutan emosional mereka (lihat Cheverton, 2004). Dalam ranah Ilmu Sosial "trust" merupakan modal sosial (social capital) yang paling dominan mempengaruhi perilaku masyarakat (lihat Fukuyama, 1995 dan 2000). Jika trust sudah terbentuk, maka pilihan mereka akan dapat lebih mudah dikelola. Apa yang harus ada melekat pada sebuah institusi Universitas sehingga masyarakat percaya pada peran, fungsi, dan produknya? Apakah produk-produk Universitas melalui kegiatan-kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat telah mendapatkan kepercayaan masyarakat sebagai referensi yang mujarab untuk memecahkan masalah-masalah mereka?

Kita harus sepakat bahwa Universitas bukanlah menara gading yang sangat tinggi di awan melayang-layang tidak membumi. Universitas bukanlah sekedar wahana olah ilmu yang bebas nilai. Sebuah Universitas dikatakan eksis jika darinya muncul produk-produk ilmiah sebagai kontribusi pengembangan ilmu dan sekaligus produk-produk yang membumi mampu memecahkan berbagai persoalan masyarakat luas dalam kerangka pembangunan. Masyarakat memiliki trust bahwa Universitas adalah institusi yang paling tepat untuk menunjukkan kebenaran ilmiah dan solusi dari berbagai masalah yang mereka hadapi. Apakah Universitas-universitas kita sudah eksis? Bagaimana dengan Unwiku? Apakah Unwiku sudah memiliki trust dari masyarakat terutama "user"? Pada saat Unwiku berdiri pada tahun 1980, banyak harapan yang digantungkan pada Universitas ini baik dari sudut pengembangan ilmu maupun dari kemampuannya memecahkan masalah-masalah pembangunan di tingkat Lokal maupun Regional (Propinsi) bahkan Nasional. Apakah harapan tersebut terpenuhi? Secara kuantitas, dalam kurun waktu 27 tahun, produk Unwiku yang sangat jelas adalah jumlah lulusan yang terus bertambah dari tahun ke tahun, dan juga jumlah penelitian dan pengabdian. Tetapi bagaimana dengan kualitasnya? Dari jumlah lulusan yang sudah lebih dari 10.000 orang, berapa persen yang "eksis"? Berapa persen hasil-hasil penelitian yang diakui untuk memberikan kontribusi pada pengembangan ilmu dan teknologi? Berapa banyak yang memiliki paten?

Berapa banyak kegiatan-kegiatan pengabdian pada masyarakat telah berhasil menjadi "trade mark" Unwiku dalam memecahkan masalah-masalah masyarakat dan pembangunan yang ada? Hal yang sama juga menyangkut kerjasama. Berapa banyak kerjasama Unwiku dengan lembaga atau institusi lain? Bagaimana kualitas kerjasama-kerjasama tersebut? Apakah kerjasama-kerjasama tersebut bukan hanya kong-kali-kong antar oknum dan tidak ada hubungannya sama sekali dengan kualitas Unwiku? Fakta-fakta ini mungkin dapat dipergunakan sebagai refleksi seberapa tinggi trust masyarakat luas kepada Unwiku. Untuk tujuan eksistensi Unwiku, jumlah lulusan tidak memberikan manfaat apapun kecuali setiap lulusan memiliki "kualitas" yang memenuhi tuntutan emosional masyarakat. Jumlah penelitian bukanlah sebuah prestasi yang membanggakan kecuali setiap penelitian mampu memberikan kontribusi pengembangan ilmu pengetahuan secara riil. Salah satu prestasi dan kualitas Universitas yang dapat diukur adalah jumlah paten, apakah tidak satupun karya staf pengajar Unwiku yang bisa dipatenkan?

Kegiatan-kegiatan pengabdian pada masyarakat harus mampu mendapatkan trust masyarakat luas. Kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN) mestinya bukan sekedar distibusi mahasiswa ke desa-desa tetapi lebih pada kontribusinya pada pengembangan wilayah secara luas dan jauh ke depan. Dalam kerangka Brand Image, apa yang harus ada melekat pada Unwiku? Untuk membedakannya dengan produk Toyota atau Coca-Cola, Unwiku harus memiliki citra yang umum sebagai instistusi Universitas dan citra khusus sebagai Universitas Swasta di daerah. Secara umum Unwiku harus mampu menyiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dan/atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan/atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian; mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya Kebudayaan Nasional (PP Nomor 60 Tahun 1999). Lalu, apa keunggulan brand Unwiku dibanding Universitas lain di Purwokerto? Secara khusus Brand Image Unwiku harus dibangun berlandaskan visinya sebagai perguruan tinggi yang berada di barisan terdepan dalam pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni yang mendukung pembangunan berkelanjutan yang beretika dan bermoral dalam suatu sistem akademik yang demokratis. Brand Image ini juga harus berlandaskan pada realisasi misi Unwiku untuk:
(a) melaksanakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat untuk mencerdaskan dan memenuhi kebutuhan masyarakat;
(b) meningkatkan suasana akademik yang lebih beretika, bermoral, dan demokratis;
(c) meningkatkan dan mengembangkan program-program akademik unggulan, kemitraan dengan dunia usaha, pemerintah dan masyarakat;
(d) meningkatkatkan kemampuan kompetisi lulusan melalui program-program yang strategis, efektif, komprehensif, dan relevan; dan
(e) meningkatkan kualitas sivitas akademika.

Selanjutnya, jaminan apa yang dapat diberikan jika menggunakan produk Unwiku? Jawabannya adalah Kualitas. Unwiku harus mampu memberikan jaminan kualitas lulusannya, kegiatan dan produk penelitiannya, serta kualitas "output" pengabdian pada masyarakat. Semua kegiatan tersebut harus dilakukan secara profesional dengan orientasi kualitas. Kualitas Unwiku harus diusung sebagai jaminan yang berkonotasi positif untuk mendapatkan trust masyarakat luas. Brand Image bukan berasal dari pengakuan internal, tetapi masyarakatlah yang menentukannya.

2. Image BuildingApa yang harus dilakukan Unwiku untuk membangun citranya? Pertama-tama adalah konsolidasi internal. Konsolidasi ini bermakna penekanan konflik dan peningkatan kualitas kinerja unit-unit kerja secara cerdas. Penekanan konflik harus dipahami sebagai usaha untuk menyelesaikan konflik-konflik dan potensi konflik internal secara bijaksana agar tidak menghambat gerak peningkatan kualitas kinerja unit-unit kerja. Berbagai pemberitaan di media lokal tentang konflik internal Unwiku sungguh membuat image tentang Unwiku menjadi sangat negatif. Konsolidasi diharapkan akan mampu mengubah image tersebut menjadi positif menggambarkan realisasi visi dan misi Unwiku. Jika konflik-konflik tersebut dapat teratasi, maka usaha peningkatan kualitas kinerja akan lebih mudah dilakukan. Kinerja unit-unit kerja harus ditingkatkan. Semua staf harus berada di tempat selama jam kerja. Harus dikembangkan sikap aktif dan kreatif menyelesaikan tugas-tugas bidang kerjanya, tidak hanya menunggu perintah dan hanya mengobrol sepanjang waktu sambil main gaple atau catur, main game di komputer maupun melihat-lihat situs porno di Internet. Harus dilakukan penyusunan

"Standard Operational Procedure" (SOP) di setiap unit lengkap dengan indikator kinerjanya. Kepercayaan dan loyalitas pada pimpinan di setiap tingkatan juga harus dibangun.Kedua adalah peningkatan kualitas akademik, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Tidak dapat dipungkiri, bahwa Tiga Unsur ini merupakan intisari dari kegiatan Universitas. Oleh karena itu, kualitas kegiatan-kegiatannya harus selalu ditingkatkan setinggi-tingginya. Orientasi Standard kualitas tidak cukup hanya ditingkat Lokal, Regional tetapi Nasional. Harus ada keinginan yang kuat untuk mencapai Standard Nasional. Hasil survey Perguruan Tinggi Nasional dengan kualitas advance yang dilakukan setiap tahun harus menjadi cambuk membangun citra Unwiku.Ketiga adalah peningkatan kualitas pelayanan dan kerjasama. Kualitas pelayanan dan kerjasama memiliki nilai strategis dalam penentuan Brand Image Unwiku. Untuk itu kualitas pelayanan dan kerjasama harus terus menerus ditingkatkan berbasis komitmen profesional dan kualitas terbaik. Oleh karenanya, Unwiku harus lebih mengembangkan kerjasama-kerjasama pendidikan, penelitian ataupun pengabdian pada masyarakat secara institusional. Kerjasama yang dilakukan oleh oknum harus segera dihentikan karena sesungguhnya inilah biang rusaknya citra Unwiku di masyarakat. Kerjasama oknum seringkali lebih mengedepankan kepentingan pribadi daripada institusi. Jelas-jelas dosen Unwiku tetapi mengatasnamakan pribadi.Kunci utama semua itu adalah kata "Profesionalisme". Bagaimana semua pekerjaan dan tanggung jawab dilakukan secara profesional. Kualitas kinerja semua unit kerja dan individual staf pengajar harus ditingkatkan secara profesional. Tentu saja semua ini harus dibarengi dengan mekanisme "reward and punishment" yang konsisten, suasana kerja yang kondusif, dan kepemimpinan yang profesional di setiap tingkatan.

3. Future Development Focus and TargetUntuk sebuah brand yang mampu memenuhi tuntutan emosional user, Unwiku harus segera menyusun dan mengembangkan rencana strategis cerdas yang mampu menempatkannya sebagai salah satu Universitas Terdepan. Jika selama ini Unwiku hanya berkutat di tingkat lokal dengan kerjasama-kerjasama lokal, ke depan kerjasama-kerjasama tersebut harus lebih di Skala Regional bahkan Nasional. Dengan segala potensi SDM yang dimiliki, organisasi yang sehat, dan mekanisme kerja yang cerdas dan profesional, Unwiku harus mampu masuk dan membangun kerjasama Tingkat Nasional. Brand Unwiku harus mampu eksis dan memiliki nilai jual di tingkat tersebut. Untuk itu, Unwiku harus mampu mengukir prestasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Dengan kata lain, Unwiku harus memiliki bidang kajian utama unggulan dan dengan hal tersebut mengukir prestasi di bidang itu, dan selanjutnya mampu memenuhi kebutuhan emosional user.Kualitas Unwiku (Unwiku Quality) harus menjadi target peningkatan kualitas seluruh unit kerja, proses kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, pelayanan, dan kerjasama. Seluruh kegiatan perencanaan dan kegiatan saat ini harus difokuskan pada usaha membangun brand Unwiku yang berbeda, lebih unggul, dan membanggakan dibandingkan dengan Universitas yang lain baik negeri maupun swasta, baik di tingkat lokal, regional maupun nasional. Untuk itu, setiap program dan aktivitas Unwiku harus selalu diorientasikan untuk membangun kepercayaan "trust" masyarakat "Conveying Better Future".

*) Faradillah Rifqi alumni Fakultas Hukum Tahun 2003 sekarang bekerja sebagai Associate SS&R Legal Consultants di Jakarta

Wednesday, March 28, 2007

Manajemen Perguruan Tinggi
Oleh : Esti Rahayu, SH.*)

Berbicara tentang manajemen pada sebuah organisasi salah satunya Perguruan Tinggi (PT) baik negeri maupun swasta pada dasarnya sama saja, tentunya memiliki konsekuensi yang secara substansi ada di dalamnya dan berkaitan langsung dengan beberapa hal antara lain upaya, sumberdaya, tujuan/sasaran, dan terakhir adalah adanya hasil yang efektif dan efisien. Tanpa ada hal-hal tersebut maka manajemen yang terencana untuk diadakan dalam sebuah proyek perubahan akan mengalami hambatan dalam realitas pelaksanaan maupun minimnya hasil yang dicapai.

Mengapa organisasi perlu dimanaj ? sudah barang tentu untuk mendapatkan output dan outcame yang besar baik secara internal maupun eksternal. Sekarang banyak perguruan tinggi (PT) yang mengimplentasikan aspek-aspek manajemen secara maksimal, sehingga tidak heran kita dapat melihat banyak PT swasta sekalipun, di kota besar maupun kota kecil begitu pesat perkembangannya, hal ini tidak lain karena semua aspek manajemen diimplentasikan secara maksimal dan penuh dengan komitmen yang tinggi oleh sumberdaya manusia yang bertanggung jawab.

Apa saja aspek manajemen yang dilakukan oleh perguruan tinggi tersebut? Seperti dalam penjelasan di bawah ini kita ketahui bahwa aspek-aspek tersebut antara lain :

MANAJEMEN

PLANNING

DIRECTING

ORGANIZING

STAFFING

CONTROLLING

EVALUATING

Bagaimana dengan Universitas kita ??? apakah sudah merubah manajemen dan mengikuti trend masa kini dengan merubah manajemen baik system akademik, umum, SDM, keuangan, kemahasiswaan, provit senter, dan lain-lain atau minimal menyempurnakan. Seperti kita lihat bersama di beberapa perguruan tinggi di wilayah Jawa telah banyak yang merubah struktur organisasi, guna efektifitas dan efisiensi manajemen (sumber : forum rektor dan studi banding PTS), selain itu juga sudah banyak PTS yang tidak lagi menggunakan dasar aturan sepenuhnya dari BAN-PT, tetapi ISO (sumber PTS ternama di Jakarta).

Faktor lain yang mempengaruhi untuk merubah manajemen perguruan tinggi adalah tingkat pengelolaan, pembiayaan operasional, dan perawatan serta pelayanan perguruan tinggi yang semakin meningkat, persaingan perguruan tinggi yang semakin ketat, baik kelas regular, kelas ekstensi, kelas jauh. Survey di beberapa wilayah kota besar (jabodetabek) membuktikan bahwa minat lulusan SMA untuk studi ke perguruan tinggi (PTN/PTS) secara langsung semakin menurun khususnya dari klasifikasi kelas regular (sebagai akibat tingginya biaya perkuliahan dan meningkatnya angka pengangguran).

Selain itu banyaknya lulusan SMA lebih memilih short course atau lembaga pendidikan siap pakai, siap kerja untuk mengantisipasi kesulitan biaya kuliah yang semakin mahal (sumber : hasil survey Tim Perubahan Manajemen PTS SWASTA di Bekasi), termasuk di dalamnya ada kelas ekstensi dan kelas jauh baik PTN/PTS semakin merebak dan menjamur dimana-mana karena mudah ditempuh, cepat lulus (instant), mudah ditempuh, meski biaya lebih mahal tetapi fasilitas “terpenuhi”.

Dari beberapa aspek manajemen yang mutlak harus dipersiapkan ketika akan melakukan atau menyusun adanya proyek perubahan manajemen antara lain :




BIAYA MUTU WAKTU
PLANNING



ORGANIZING

STAFFING

DIRECTING

CONTROLLING



EVALUATING




Perguruan Tinggi swasta yang begitu pesat perkembangannya setelah dikaji banding ternyata di sana mengimplementasikan program kerja pengembangan yang telah disusun rapi bersama semua pimpinan melalui system Logical frame work analisys (LFA) dalam bentuk Rencana Induk Pengembangan (RIP) lima tahunan melalui aspek manajemen secara maksimal mulai dari planning atau perencanaan hingga evaluating atau evaluasi, semua dikemas dan diimplementasikan melalui komitmen yang tinggi oleh SDM yang bertanggung jawab, konsisten dan kontinyu, lengkap dengan system dan control yang disertai reward dan punishment yang merupakan kebutuhan bersama.

Langkah-langkah berikut barangkali bisa menjadi referensi termasuk bench mark bagi universitas yang sedang mengalami persoalan kemunduran baik dari segi manajemen dan persoalan besar lain seperti kesejahteraan pegawai, penurunan jumlah mahasiswa dan masih banyak persoalan lain yang secara umum dihadapi oleh perguruan tinggi swasta di Indonesia . Secara terperinci langkah sebuah perguruan Tinggi untuk melakukan perubahan manajemen dapat dilihat pada flowchart di bawah ini:

REKTOR

TIM PERUBAHAN MANAJEMEN/
TIM RESTRUKTURISASI DAN SENTRALISASI

WAREK
DIREKTUR
KAJUR/KAPRODI
MANAJER/KABAG.TU

1. Menentukan GOAL PT 5 Th. ke depan;
2. Menetapan Purpose;
3. Menetapkan Output;
4. Menetapkan Activity;


Media untuk menyusun RIP pertama-tama ditentukan melalui sebuah rapat yang diikuti oleh level top manajemen dan middle manajemen di tempat yang jauh dari kampus, sehingga tidak terganggu oleh aktivitas kampus. Pimpinan menetapkan sebuah GOEL atau capaian yang akan ditempuh selama 5 tahun ke depan. Selain itu ditetapkan juga purpose atau berupa tujuan jangka panjang misalnya “mewujudkan budaya manajemen islami”. Tugas berikutnya adalah menetapkan output atau tujuan jangka pendek misalnya “Kesejahteraan pegawai” atau “Buku system Kepegawaian”, terakhir menetapkan activity atau langkah-langkah yang akan ditempuh untuk mewujudkan GOAL yang sudah ditetapkan bersama. Misalnya untuk tercapainya output berupa “kesejahteraan Pegawai”, maka activity-nya adalah berupa :
1. Memberikan kenaikan gaji berkala setiap tahun dari tahun 2000 s/d. 2005;
2. Menaikan tunjangan fungsional, dan tunjangan administrasi;
3. Menyediakan asuransi kesehatan pegawai;
4. Merealisasikan system pensiun sesuai UU ketenagakerjaan;
5. Merealisasikan system karir pegawai.

Setelah itu Rektor menyediakan media-media untuk mengimplentasikan GOAL yang telah ditetapkan untuk dijabarkan oleh masing-masing fakultas dan dikembangkan melalui program kerja unit dan fakultas pada program studi masing-masing. Setiap tahun RIP yang telah ditetapkan oleh PTS disiapkan dan disepakati bersama dalam sebauh media atau forum berupa Rapat Kerja (RAJA).

Semua program disampaikan dalam forum RAJA untuk disepakati atau ditolak sesuai dengan pertimbangan, kebijakan, ketersediaan dana dan factor analisis kebutuhan yang paling mendesak dalam sebuah BORANG program pengembangan masing-masing unit dan fakultas. Selanjutnya semua program yang disetujui dilaksanakan oleh masing-masing pengusul program dan dievaluasi serta dimonitoring melalui forum pimpinan berupa Rapat Monitoring (RAMON) 3 atau 4 bulan setelah RAJA.

Kemudian di akhir tahun ajaran diselenggarakan Rapat Evaluasi (REVA) sebagai forum evaluasi akhir program pengembangan maupun program rutin, termasuk evaluasi jumlah mahasiswa, evaluasi pegawai dan evaluasi semua bidang di semua unit maupun fakultas. Demikian rotasi implementasi manajemen perguruan tinggi untuk menentukan dan mengukur perkembangan perguruan tinggi di semua bidang.

Secara kontinyu, konsisten Rektor dan jajarannya dibantu oleh dekan-dekan fakultas dapat mengukur seberapa besar keberhasilan dari tahun ketahun, semua program pengembangan di monitor dan dievaluasi sedemikian rupa sehingga secara berkesinambungan GOAL yang telah ditetapkan bisa diketahui bersama, apakah mengalami peningkatan di berbagai bidang atau tidak. Misalnya bidang kemahasiswaan baik dalam arti kualitas dan kuantitas apakah mengalami peningkatan atau penurunan, termasuk system SDM yang diadakan dengan implementasinya apakah mengalami peningkatan produktivitas kerja atau tidak. Termasuk efektivitas dan efisiensi bidang umum dalam operasional pengadaan, perawatan dan pengelolaan, serta bidang keuangan apakah mengalami peningkatan surplus atau bahkan defisit dapat diketahui melalui forum Rapat evaluasi di akhir tahun ajaran.

Struktur organisasi yang dibentuk oleh PTS saat ini banyak juga yang mengalami perubahan, misalnya Pembantu Rektor menjadi Wakil Rektor (Warek) dan dibatasi hanya sampai Warek III dengan sedikit perubahan bidang tugas yang menjadi wewenangnya yaitu warek I bertanggung jawab atas bidang akademik dan kemahasiswaan, Warek III bidang Kerjasama, pengembangan dan kewirausahaan , kemudian Pembantu Dekan menjadi Wakil Dekan dan dibatasi hanya ada Wadek I dengan bidang tugas internal akademik, umum dan keuangan. Sementara bidang kemahasiswaan fakultas dialihtugaskan ke Direktorat Kemahasiswaan, Kepala Biro diubah menjadi Direktur, Kepala Bagian menjadi Manajer.

Restruktur organisasi yang dilakukan Perguruan Tinggi tersebut ternyata tidak menggangu akreditasi dari BAN-PT, bahkan jika dievaluasi secara keseluruhan lebih efektif-efisien, dan pihak DIKTI, Kopertis, Kopertais, tidak mempermasalahkan struktur baku yang sudah dibentuk oleh pemerintah. Nilai akreditasi yang diperoleh relatif stabil bahkan cenderung mengalami peningkatan di beberapa program studi yang ada.

Bidang administrasi akademik kemahasiswaan yang semula dilakukan di dua tempat yaitu fakultas dan universitas, dapat dilakukan dan dipusatkan di satu tempat yaitu Direktorat Administrasi dan Layanan akademik yang semula bernama Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan. Layanan administrasi keuangan mahasiswa dilakukan di Bank yang ditunjuk oleh universitas, namun jika bank tutup sementara dilakukan oleh Direktorat Umum dan Keuangan. Sentralisasi seperti ini pun tidak menggangu pekerjaan antar unit dan fakultas, tetapi merupakan kemudahan untuk mengontrol atas semua administrasi dan data base mahasiswa baik yang aktif maupun yang tidak aktif, termasuk statistika atas fluktuasi naik turunnya mahasiswa, termasuk kualitas lulusan dan alumni dapat dikontrol dan dimonitor secara cepat dan tepat.

Pusat penerimaan mahasiswa baru tidak dilakukan secara manual temporer ketika akan menghadapi tahun ajaran baru saja, tetapi sudah menjadi kebutuhan bagi PT dengan melakukan pemasaran dan penyaringan sepanjang tahun dengan cara menjemput bola atau menjaring lebih dulu. Apabila tidak ada pekerjaan yang berkaitan langsung dengan penerimaan mahasiswa baru, unit yang bernama Unit Penyaringan Mahasiswa Baru (UPCM) bertugas juga untuk memasarkan secara rutin, dan terprogram bersama dengan tim marketer yang ditunjuk oleh program studi di fakultasnya masing-masing. Sistem bonus bisa menjadi pilihan PT untuk memotivasi siapa saja yang bisa membawa calon mahasiswa hingga teregister menjadi mahasiswa baru di PT kita.

Langkah yang paling menantang dan beresiko dengan rasa like and dislike adalah adanya rasionalisasi dan program pensiun dini, jika hal ini direalisasikan sudah pasti akan menimbulkan kontro versi di beberapa pihak. Namun resiko paling berat jika manajemen tetap mempekerjaan pegawai yang un-produktif dan tidak memiliki kompetensi yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, sementara sudah terlanjur direkrut. Langkah yang tepat adalah tidak ada jalan lain dengan menyediakan dana yang layak untuk memberikan pesangon cukup untuk pegawai yang demikin kondisinya.

Pembuatan beberapa system guna menjalankan manajemen yang sehat dan baku dengan tidak mengedepankan unsur subyektif tetapi harus menjunjung tinggi obyektivitas adalah antara lain Pembuatan system akademik (seperti prosedur registrasi, BSS, BSO,dll), system keuangan sentral di universitas, pembuatan system SDM seperti aturan kepegawaian, sistem karir, pengangkatan, kepangkatan, penilaian, reward & punishment, rekrutmen, penghasilan, studi lanjut, pensiun, jaminan kesehatan.

Hal lain yang cukup urgent untuk direalisasikan adalah antisipasi program studi yang tidak laku melalui pembukaan program studi baru yang banyak diminati, pemberdayaan profit center dan ditindaklanjuti dengan kerjasama dengan pemda/pemkot setempat serta pihak swasta lainnya, untuk mengantisipasi stabilitas keuangan yang disebabkan oleh naik turunnya jumlah mahasiswa, hal ini perlu ada pemberdayaan SDM dari kalangan pegawai yang memiliki jiwa entrepreneur. Sebagai referensi banyak pula perguruan tinggi saat ini sudah memiliki Perseroan Terbatas (PT), hal ini menunjukkan bahwa kedinamisan perguruan tinggi tersebut terus-menerus mengikti trend yang merupakan kebutuhan dimasa depan. Selain itu optimasi komputerise melalui SIM di bidang akademik, keuangan dan SDM dan penguasaan komputer untuk mahasiswa;


*) Esti Rahayu, SH. (Manajer SDM-Univ. Islam “45” Bekasi) Alumni FH angkatan 86 UNWIKU – Purwokerto. Mantan Ketua II KAWIKU JABODETABEK Periode 2006-2007

Tuesday, February 20, 2007

STRATEGI MARKETING UNWIKU
Oleh Nana Taryana *)


Universitas Wijayakusuma sebagai sebuah Perguruan Tinggi Swasta yang sudah berusia 26 tahun hendaknya sudah menata kembali strategi Marketing yang selama ini digunakan. Jika tidak segera dibenahi, maka perlahan namun pasti akan ditinggalkan.

Berbagai strategi marketing (baca: promosi) dari yang konvensional seperti brosur/spanduk maupun yang modern ( Media Cetak, Elektronik atau Internet) ini dapat diterapkan dengan memperhatikan segmentasi pasar yang dibidik.

Pada kondisi sekarang ini brand UNWIKU di wilayah Karesidenan Banyumas dan Jateng mengalami penurunan drastis, hal ini diakibatkan tidak kunjung redanya masalah internal Yayasan dan Universitas. Sungguh suatu perjuangan yang teramat berat, namun apabila semua elemen bahu membahu maka UNWIKU akan kembali pada masa kejayaannya.

Ada beberapa strategi marketing yang bisa dijalankan di UNWIKU diantaranya:

TARGET PASAR
Umum

Promosi dengan target pasar Umum ini adalah lebih fokus pada kegiatan-kegiatan yang lebih berorientasi pada interaksi 1 arah dengan menggunakan media:
1. Konvensional
Brosur,Spanduk, Leaflet, Billboard, Roadsign, Banner dsb
2. Modern
Media Elektronik (TV, Radio), Media Cetak (Surat Kabar, Majalah, Tabloid) dan Internet.

Kedua Metode Promosi ini akan memerlukan biaya yang besar, dan kemungkinan tidak akan efektif apabila promosi tersebut dilakukan di wilayah Jawa Tengah.


TARGET PASAR
SMU/SLTA

Promosi dengan target pasar SMU/SLTA ini bertujuan untuk menarik mahasiswa baru. Kegiatan promo ini dilakukan secara kontinyu. Tujuannya adalah untuk selalu mengingat UNWIKU. Promosi ini bisa dilakukan baik di wilayah Karisedanan Banyumas maupun di luar.

Adapun promosi yang bisa dilakukan dan berisfat kontinyu adalah sebagai berikut:
1. OSIS Gathering
Tujuan dari promosi ini adalah untuk menggaet siswa SMU/SMK dengan pendekatan yang lebih menekankan pada organisasi siswa, dalam hal ini pengurus OSIS. Bentuk dari promosi ini adalah dengan mengundang pengurus OSIS untuk datang ke UNWIKU dan mengadakan semacam seminar/diskusi.
Contohnya adalah mengadakan seminar “ How to be Succesful Student” dengan pembicara/motivator, hal ini bertujuan untuk memberikan motivasi bagi para siswa untuk menggali potensi diri menuju kesuksesan.
2. Campus Visit
Bagi siswa secara keseluruhan berkesempatan untuk berkunjung ke kampus UNWIKU. Dalam acara ini para siswa didampingi oleh guru pembimbing akan mendapatkan informasi lebih lengkap tentang UNWIKU sambil reuni dengan kakak kelas yang telah menjadi mahasiswa UNWIKU.
3. Teacher Workshop
Sebagai wujud rasa terima kasih kepada sekolah-sekolah yang selama ini telah memberikan dukungan, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Bentuknya adalah seminar/diskusi dengan seorang motivator/pembicara, misalkan topiknya “Mengajar dengan Hati”

4. Fun Game Jurnalistik
Bentuk promosi ini adalah dengan pemberian materi seputar dunia jurnalistik yang dikemas dalam bentuk game. Dilaksanakan secara kontinyu yang diikuti oleh siswa SMU/SMK. Pelatihan ini bisa kerjasama dengan media di wilayah bersangkutan untuk pembicaranya.
5. Program Edutainment
Yaitu program-program pendidikan yang bermuatan hiburan seperti lomba cerdas cermat tingkat SMU/SMK, lomba Karya Tulis, lomba dance on the street dll.
6. Program Entertainment
Yaitu program-program yang lebih dominan unsur hiburannya, seperti lomba band antar sekolah, konser musik dll.
7. Seminar-seminar
Seminar ini akan meningkatkan nilai jual UNWIKU di kalangan masyarakat umum. Seminar ini bisa diselenggarakan dalam bentuk seminar lokal, nasional maupun internasional.


TARGET PASAR
Masyarakat

Promo ini adalah untuk mengembalikan kepercayaan masyarakat terhadap eksistensi UNWIKU, maka program promosi lebih menekankan pada pendekatan komunitas masyarakat (sosio-kultural). Adapun program-program yang bisa dijalankan diantaranya:
1. Program Bakti Sosial
Program sosial ini diantaranya dalam bentuk misalkan bazar sembako, sunatan massal, penyaluran zakat dsb.
2. Program Penyuluhan
Program ini dimaksudkan untuk memberikan penyuluhan tentang suatu persoalan yang sedang menjadi topik perbincangan, misalkan tentang Narkoba, Hukum, Demam Berdarah dsb.
3. Program Budaya
Program ini bertujuan untuk melestarikan kebudayaan tradisional Banyumas. Contoh program ini Lomba Kentongan, Lomba Tari Lengger dsb.
4. Program Olahraga
Program olahraga ini diantaranya adalah lomba jalan santai, pertandingan olahraga antar desa dsb.


TARGET PASAR
Perusahaan

Disadari atau tidak Perusahaan memiliki peran penting dalam menyerap tenaga kerja. Apabila perusahaan sudah mengenal UNWIKU, maka kesempatan kerja akan terbentang luas. Kegiatan promo dengan Target Pasar Perusahaan (intrinsik) ini untuk mensiasati semakin tingginya tingkat persaingan antar universitas.

Adapun program yang bisa dijalankan adalah sebagai berikut:
1. Site Visit
Tujuan kegiatan ini adalah untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan memperkenalkan para mahasiswa pada dunia kerja. Kegiatan ini bisa diikuti oleh mahasiswa ( tingkat akhir), bentuknya adalah dengan melakukan kunjungan ke perusahaan-perusahaan, baik yang di Karesidenan Banyumas maupun di luar, seperti Jakarta. Dari sisi mahasiswa akan memperoleh keuntungan, begitupun dari Universitas. UNWIKU akan dikenal di Perusahaan-perusahaan untuk penyerapan tenaga kerja.
2. Magang
Tujuan kegiatan ini adalah untuk memperkenalkan dunia pendidikan dengan dunia kerja. Magang di perusahaan merupakan bagian dari promosi intrinsik. Magang ini hendaknya dilakukan di perusahaan-perusahaan yang memiliki akses luas, seperti perusahaan-perusahaan di Jakarta.
3. Industri Linkage
Tujuan kegiatan ini adalah untuk mempererat hubungan dengan industri. Kerjasama ini lebih menekankan pada promo perusahaan tersebut dalam suatu event. Misalkan kerjasama dengan PT. Astra Otoparts Tbk dalam mengadakan lomba penulisan makalah dengan tema “Astra menyongsong era perdagangan bebas”.


Bagaimana Kiprah Alumni ?

Alumni merupakan salah satu pilar dari Perguruan Tinggi. Jumlah alumni UNWIKU lebih dari 10.542 orang yang tersebar di semua pelosok, dengan berbagai latar belakang profesi berbeda-beda. Ini merupakan asset berharga bagi UNWIKU dalam menjadikan alumni sebagai mediator promo.

Mulai sekarang UNWIKU hendaknya sudah melakukan pendataan alumni, di bidang apa dan di intansi mana lulusannya bekerja. Di Bank Mandiri, BCA, Dosen, BUMN, PNS atau Wiraswasta ?

Setelah melakukan pemetaan itu, maka akan di tarik suatu kesimpulan bahwa lulusan UNWIKU mayoritas bekerja pada …….?

Kenapa ini tidak menjadikan sebagai produk unggulan?

Banyak jargon-jargon yang dilancarkan oleh perguruan tinggi untuk memikat konsumen, misalkan UI terkenal dengan lulusan menjadi mentri, Binus terkenal dengan IT nya, STIMIK AMIKOM dengan Tempat Kuliah Orang Berdasi, LP3I yang lain antri, LP3I cepat diangkut, STEKPI lulusannya para artis dan masih banyak jargon-jargon lainnya.

Ini merupakan suatu daya tarik bagi mahasiswa, dan marketing yang tepat. Karena pada dasarnya Marketing adalah bagaimana menciptakan demand !

Konsumen Minta pekerjaan, konsumen Minta Pengetahuan, Konsumen Minta Pendapatan, Konsumen Minta meningkatkan kehidupannya, konsumen Minta hidupnya lebih dihargai dll.

Alumni selain bisa dijadikan mediator promo dalam menentukan program unggulan yang akan menjadi icon UNWIKU, bisa juga dilibatkan dalam pembentukan cluster promo.

Adapun langkah-langkah yang bisa dilakukan alumni dalam pembentukan cluster promo adalah:
1. Alumni bisa dijadikan sebagai Icon Perguruan Tinggi.
2. Alumni bisa dilibatkan sebagai fasilitator untuk mengadakan promo UNWIKU di wilayahnya, misalkan UNWIKU akan mengadakan promo di Cirebon, maka libatkan alumni Cirebon sebagai fasilitatornya (kaitan erat dengan organisasi Kawiku), termasuk untuk penjajakan kerjasama dengan pihak ketiga/sponsor.
3. Alumni bisa memberikan informasi mengenai metode-metode promosi yang tepat untuk diterapkan di daerahnya.
4. Alumni bisa mereferensikan sisi positif tentang UNWIKU.

Dengan asset alumni sebanyak itu apabila di kelola dan diorganisir dengan baik, maka akan memberikan kontribusi positif bagi perkembangan UNWIKU dimasa depan.

*) Nana Taryana alumni FE’99 Ketua Umum KAWIKU Jabodetabek